Wat bepaalt de kostprijs van een evenement? Deel 3: de medewerkers
- Sofie van Parfie
- 24 aug
- 4 minuten om te lezen
“Hoeveel medewerkers hebben we eigenlijk nodig?”
Het lijkt een eenvoudige vraag. Toch bestaat er geen standaardantwoord zoals één medewerker per zoveel gasten.
Voor een receptie met honderd personen kan een klein team soms volstaan. Op een ander evenement met hetzelfde aantal gasten zijn dubbel zoveel medewerkers nodig. Niet alleen het aantal aanwezigen bepaalt de medewerkerskost. Ook het programma, de locatie, de gekozen service en de verwachtingen van de organisator spelen een belangrijke rol.
In dit derde deel van onze reeks ‘Wat kost een evenement?’ bekijken we daarom een kostenfactor die op elk geslaagd evenement aanwezig is: de mensen voor én achter de schermen.
Medewerkers beginnen vóór de gasten arriveren op het evenement
Wanneer we aan medewerkers op een evenement denken, zien we meestal iemand voor ons die glazen rondbrengt, gerechten serveert of gasten verwelkomt.
Al het werk dat hieraan vooraf gaat is onzichtbaar voor de deelnemer van het evenement, maar is veel en essentieel werk.
Voor de eerste gast binnenkomt, moet het team onder andere:
materiaal lossen en klaarzetten;
tafels dekken en buffetten opbouwen;
dranken koelen (24h op voorhand...) en bars installeren;
de locatie en planning leren kennen;
veiligheids- en praktische afspraken overlopen;
en een briefing krijgen over het verloop van het evenement.
Ook nadat de laatste gast vertrekt, zit de werkdag er nog niet meteen op. Glazen moeten verzameld, tafels afgeruimd, materialen gesorteerd en voertuigen opnieuw geladen worden. Soms moet de locatie diezelfde avond nog volledig schoon en leeg worden opgeleverd. Belangrijk dus om in gedachten te houden dat de medewerkerskost dus veel meer dan alleen de zichtbare uren tijdens het feest.
Hetzelfde aantal gasten, een andere bediening
Stel dat je een bedrijfsevenement organiseert voor honderd gasten.
Bij een eenvoudige receptie halen de gasten zelf hun drankje aan de bar en worden enkele hapjes op schalen aangeboden. Dat vraagt een bepaalde bezetting.
Kies je voor bediening aan tafel, meerdere gangen en zorgvuldig gekozen wijnen? Dan is er een groter team nodig. Gerechten moeten op het juiste moment vertrekken, tafels worden opgevolgd en glazen tijdig bijgevuld.
Ook een walking dinner heeft zijn eigen uitdagingen. Medewerkers brengen niet alleen gerechtjes rond, maar ruimen tussendoor ook bordjes, bestek en glazen af. Als alle gasten zich over verschillende ruimtes of verdiepingen verspreiden, kost iedere ronde bovendien meer tijd. Het aantal gasten blijft hetzelfde. De gekozen beleving bepaalt mee hoeveel mensen nodig zijn.
De locatie maakt een groter verschil dan je denkt
Een vlot ingerichte locatie kan heel wat werkuren besparen.
Ligt de keuken vlak naast de feestzaal? Is er een goederenlift? Kunnen leveranciers vlak bij de ingang lossen? Is er voldoende werkruimte achter de bar?
Dan kan een team efficiënt werken.
Maar misschien ligt de keuken een verdieping lager. Moet al het materiaal via een lange gang worden aangevoerd? Is er geen lift of kan de vrachtwagen niet tot bij de locatie rijden? Dan kost iedere verplaatsing extra tijd.
Ook de aanwezige voorzieningen zijn belangrijk. Een professionele vaatwasmachine kan glazen snel opnieuw beschikbaar maken. Zonder geschikte afwasruimte moeten er meer materiaal voorzien worden of extra medewerkers inschakelen om alles tijdig verwerkt te krijgen. Een prachtige locatie kan dus aantrekkelijk geprijsd lijken, maar door een moeilijke bereikbaarheid of beperkte infrastructuur kan dit extra te presteren uren met zich meebrengen.
Hoe strakker de timing, hoe groter het team
Soms moet er vooral snel gewerkt worden.
Denk aan een congres waarbij de zaal tijdens een korte pauze moet worden omgebouwd. Of aan een ceremonie waarna dezelfde ruimte binnen een halfuur klaar moet staan voor het diner.
Met twee medewerkers lukt dat misschien in anderhalf uur. Met een groter team kan het binnen de beschikbare dertig minuten. In dat geval betaal je niet noodzakelijk voor méér werk, maar wel voor meer mensen die het werk gelijktijdig uitvoeren.
Ook het programma beïnvloedt de planning. Speeches die uitlopen, een diner dat later start of gasten die langer blijven, kunnen extra werkuren veroorzaken. Daarom voorzien we in een offerte vaak een realistische inschatting én duidelijke afspraken over eventuele extra uren.
Medewerkers zijn essentieel, punt.
Te weinig medewerkers voorzien is zelden een goede besparing. Wachtrijen aan de bar, onafgeruimde tafels en lauwe gerechten hebben een directe invloed op de ervaring van je gasten. Hier wordt op het einde van de rit niemand blij van.
Bovendien vormen medewerkers niet alleen maar een belangrijk deel van het budget, maar ook van de beleving. Goede medewerkers zien wanneer een glas leeg is, merken dat een gast hulp zoekt en lossen kleine problemen op voordat iemand ze opmerkt. Achter de schermen bewaken ze de timing en passen ze zich aan wanneer het programma anders loopt dan gepland.
Als eventplanner hebben we een totaaloverzicht op het evenement en bepalen we het juiste aantal medewerkers voor het evenement. Niet meer, maar ook niet minder :)
Voor de volledigheid geven we hierbij ook nog het uurtarief per medewerker mee, namelijk 35 EUR excl. btw voor medewerkers opbouw en catering (*)
Niet inbegrepen in deze kost: verplaatsingsvergoeding en eventuele nachttoeslag en/of zon- en feestdag toeslagen.
Gespecialiseerde profielen (maître, technisch personeel,...) hebben een ander tarief.
(*) 2026
Opmerkingen