Wat kost een evenement? - Deel 1

“Kan je eventueel al een idee geven over de verschillende formules en de kostprijs?”

Het is een heel logische vraag die we bij Parfie vaak krijgen. Helaas bestaat er voor onze projecten meestal geen snel en éénduidig antwoord op.

De kostprijs van een evenement wordt bepaald door zo ontzettend veel keuzes. De locatie, het aantal gasten, de catering, het personeel, het meubilair, de techniek, de decoratie… Elk onderdeel heeft zijn eigen prijskaartje en beïnvloedt vaak ook andere onderdelen van het evenement. Daarom nemen we je in deze blogreeks graag mee achter de schermen van de eventorganisatie. Niet om van jou een eventplanner te maken – dat werk nemen wij met plezier uit handen – maar wel om te tonen waarom bepaalde keuzes een verschil maken in een offerte.

We beginnen met iets wat op het eerste gezicht heel eenvoudig lijkt: glazen en koffietassen.

Een glas is toch gewoon een glas?

Water, wijn, cava en koffie: je serveert ze in een glas of een tas en daarmee is de kous af. Toch? Niet helemaal.

Glaswerk en koffietassen staan tijdens een evenement voortdurend in het zicht. Ze bepalen mee hoe een gedekte tafel, een receptie of een koffiehoek eruitziet. Afhankelijk van het soort evenement én wat jij persoonlijk belangrijk vindt moet hierover een keuze gemaakt worden. Hieronder geven we je een idee van drie verschillende stijlen en prijsklasses op basis van één van onze partners.

Basic

Een basic pakket is eenvoudig, praktisch en budgetvriendelijk. Ze doet wat ze moet doen en past uitstekend bij een informeel personeelsfeest, een receptie of een evenement waarbij de nadruk niet op de tafelaankleding ligt. Voor water voorzien we een eenvoudig longdrink glas. Mousserende dranken gaan in het gekende fluteglas met korte voet en de wijnen worden geserveerd in klassieke glazen. Voor koffie gebruiken we de herkenbare, klassieke witte koffietas.

Richtprijs: € 1,30 excl. btw/persoon*

Medium

Mag het geheel iets moderner en verfijnder ogen? Dan komen we bij het Medium-pakket.

De vormen zijn eleganter: door de langere voet van fluteglas en de gebolde vorm van het waterglas. Ook de koffietas wijkt af van het klassieke stapelkopje. Hierdoor krijgt de tafel meer karakter, zonder dat we meteen voor de meest luxueuze optie kiezen.

Richtprijs: € 1,80 excl. btw/persoon*

Luxe

Bij de Luxe-lijn wordt het glaswerk echt een onderdeel van de aankleding.

De slanke glazen zorgen voor een elegante uitstraling, terwijl het waterglas een opvallendere vorm heeft. De gekleurde koffietas voegt warmte en persoonlijkheid toe. Deze lijn past mooi bij een diner, een huwelijk, een jubileum of een evenement waar uitstraling en afwerking centraal staan.

Richtprijs: € 2,55 excl. btw/persoon*

*Indicatieve prijzen op basis van één stuk van elk type glas per pesoon en bij één bepaalde Parfie partner (zomer 2026).

Even de kost omgezet in cijfers

Aantal personen	Basic	Medium	Luxe
20	€ 26,00	€ 36,00	€ 51,00
50	€ 65,00	€ 90,00	€ 127,50
100	€ 130,00	€ 180,00	€ 255,00
200	€ 260,00	€ 360,00	€ 510,00
500	€ 650,00	€ 900,00	€ 1.275,00

Waarom is het ene glas duurder dan het andere?

Bij de prijs denken we vaak alleen aan de huur van het glas zelf. Achter dat ene glas schuil echter een hele logistieke keten.

Het glaswerk moet:

• in voldoende aantallen gereserveerd worden;

• klaargezet en gecontroleerd worden;

• veilig vervoerd worden;

• op de locatie verdeeld of ingedekt worden;

• tijdens het evenement opgehaald en eventueel aangevuld worden;

• opnieuw gesorteerd en verpakt worden;

• afgewassen worden;

• en bij breuk of verlies vervangen worden.

  
  

Hoe fijner, groter of exclusiever het glas, hoe voorzichter er moet mee omgegaan worden . Luxe glazen nemen meestal meer plaats in tijdens het transport en zijn gevoeliger voor beschadiging. Dat vertaalt zich in een hogere huur- én logistieke kost.

Hoeveel glazen per persoon voorzien?

Ook het aantal glazen heeft een grote invloed op de prijs.

Om het opnieuw in cijfers om te zetten: stel, je organiseert een feest voor 100 gasten. Dan kan je voor van elk type glas 100 stuks bestellen. Logischerwijs drink je eerst apéritief, daarna wijn en frisdrank of water. Sommigen drinken echter geen wijn, andere geen frisdrank of water. Anderen doen aan zebradrinken, en dat levert een probleem. Er is namelijk maar voor iedereen één glas per type gerekend. Als iemand zijn wijnglas heeft ingeleverd, daarna frisdrank drinkt en afsluit met nog een wijntje...

Het benodigde aantal hangt dus niet alleen af van het aantal gasten, maar ook van:

• de duur van het evenement;

• aantal verschillende dranken die worden aangeboden;

• bediening aan tafel of aan de bar;

• de mogelijkheid om tijdens het evenement af te wassen;

• en de snelheid waarmee gebruikte glazen opnieuw beschikbaar moeten zijn.

  
  

We kunnen veel glazen huren en zo een ruime reserve voorzien. Een andere mogelijkheid is om minder glazen te huren en tijdens het evenement continu af te wassen. In dat geval daalt mogelijk de huurkost, maar zijn er een wateraansluiting, voldoende werkruimte en extra werkuren nodig. De goedkoopste oplossing op één onderdeel is dus niet automatisch de voordeligste oplossing voor het volledige evenement.

Dan is er nog de koffietas

Koffie wordt vaak pas op het einde van de planning besproken. Toch verdient ook de koffieservice aandacht.

Wordt de koffie aan tafel geserveerd of werken we met een koffiehoek? Krijgt elke gast één tas, of blijven gasten gedurende het hele evenement koffie drinken? Serveren we alleen gewone koffie of ook espresso, cappuccino en thee? Zijn er schoteltjes en lepeltjes nodig? En moeten de tassen tussendoor afgewassen worden?

Een klassieke witte koffietas is praktisch (stapelbaar!) en breed inzetbaar. Een tas in een bijzondere vorm of kleur maakt van het koffiemoment dan weer een sterker onderdeel van de beleving. Beide keuzes kunnen goed zijn. Het gaat erom dat ze bij het evenement én bij het beschikbare budget passen.

Indien je meer wil weten over hoe je best koffie serveert op jouw volgende evenement: hier maakten we ook een blogpost over.

Waar kun je besparen zonder dat het evenement goedkoop oogt?

Een mooi evenement hoeft niet op elk onderdeel voor de duurste optie te kiezen.

Organiseer je een staande receptie met een opvallende locatie, mooie verlichting en goede catering? Dan kan eenvoudig glaswerk ruim voldoende zijn.

Werk je met een sober interieur en wil je dat de gedekte tafels echt de blikvanger worden? Dan kan investeren in mooier glaswerk en bijzondere koffietassen juist een groot visueel verschil maken.

Je kunt ook bewust combineren. Denk bijvoorbeeld aan:

• eenvoudige waterglazen naast elegantere wijn- en cavaglazen;

• basic glaswerk aan de bar en luxer glaswerk aan tafel;

• klassieke koffietassen tijdens een vergadering en opvallende tassen bij het dessert;

• één bijzonder element dat de rest van het materiaal optisch mee naar boven trekt.

  
  

Bij Parfie maken we zorgvuldig de afweging in functie jouw wensen en het beschikbare budget. Dit is niet altijd alleen oog hebben voor naar wat mooi is, maar vooral waar een investering het meeste effect heeft.

Het zijn de details die de totaalprijs bepalen

Glazen en koffietassen vormen maar een klein deel van een evenement. Toch maken ze duidelijk waarom twee feesten met hetzelfde aantal gasten een heel andere kostprijs kunnen hebben. Elke keuze heeft gevolgen voor de huurprijs, de benodigde aantallen, het transport, de personeelsuren en de volledige uitstraling. Door die keuzes vooraf goed te bekijken, kunnen we het beschikbare budget inzetten waar het voor jouw evenement het grootste verschil maakt. Onze taak is namelijk een totaalbeeld creëren van hoe jouw evenement er uit zou kunnen zijn, visueel én budgetair. In het kader van wat jij belangrijk vindt maken we samen de nodige keuzes.

In een volgend deel nemen we opnieuw een kostenbepalend onderdeel van een evenement onder de loep: tafels en stoelen.

Benieuwd welke keuzes het beste passen bij jouw volgende bedrijfsevenement? Vertel ons wat je voor ogen hebt. Wij denken graag met je mee en vertalen jouw idee naar een haalbaar en helder voorstel.